Verfahrensordnung nach § 8 Abs. 2 LkSG
I. Einrichtung und Zweck des Beschwerdeverfahrens
Das Unternehmen Miele hat ein angemessenes Beschwerdeverfahren nach § 8 LkSG eingerichtet. Das Beschwerdeverfahren ermöglicht Personen, auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten hinzuweisen, die durch das wirtschaftliche Handeln eines Unternehmens im eigenen Geschäftsbereich, eines unmittelbaren oder mittelbaren Zulieferers entstanden sind.
II. Zuständigkeit und Erreichbarkeit
Das Beschwerdeverfahren ist beim externen Vertrauensanwalt (Ombudsmann) angesiedelt, der wie folgt erreichbar ist:
Dr. Carsten Thiel von Herff, LL.M.
Loebellstraße 4
D - 33602 Bielefeld
Tel: +49 521 557 333 0 / Mobil: +49 151 58230321
E-Mail: ombudsmann@thielvonherff.de
Meldeplattform: www.report-tvh.com
Homepage: www.thielvonherff.de
Der Vertrauensanwalt wird als selbständiger und unabhängiger Rechtsanwalt tätig. Er ist unparteiisch und unterliegt keinen Anweisungen durch das Unternehmen hinsichtlich der inhaltlichen Sachbehandlung. Der Vertrauensanwalt ist zur Verschwiegenheit verpflichtet. Sofern gewünscht, wahrt er die Vertraulichkeit der Identität einer hinweisgebenden Person.
III. Beschwerdeverfahren
Der Vertrauensanwalt nimmt die Beschwerde entgegen und erörtert gegebenenfalls mit der hinweisgebenden Person den Sachverhalt. In jedem Fall erhält die hinweisgebende Person eine Eingangsbestätigung.
Der Vertrauensanwalt prüft, ob eine Pflichtverletzung im Sinne des LkSG oder ein Verstoss gegen andere Gesetze oder interne Regeln vorliegen kann. Sofern dafür hinreichende Anhaltspunkte vorliegen, gibt er den ihm unterbreiteten Sachverhalt in zulässiger Form an das Unternehmen zur Untersuchung weiter, wo die operative Durchführung der Compliance Abteilung obliegt. Der Vertrauensanwalt führt selbst keine Untersuchung durch, um seine Neutralität nicht zu gefährden.
Das Unternehmen geht dem Hinweis unter Beachtung von Gesetz und den internen Regeln sowie unter Berücksichtigung der Belange aller Beteiligten nach. Die Untersuchung soll zügig und ohne grössere Unterbrechungen durchgeführt werden.
Personen, die von einer Untersuchung berührt sind, müssen fair und respektvoll behandelt werden. Für alle Betroffenen gilt die Unschuldsvermutung. Das Recht auf Anhörung muss gewährt werden. Deshalb werden die durch einen Hinweis betroffenen Personen so bald wie möglich über den eingegangenen Hinweis informiert und auf ihre Auskunfts- und Berichtigungsrechte hingewiesen. Soweit allerdings ein ernstzunehmendes Risiko besteht, dass durch eine Benachrichtigung die Untersuchung des Hinweises gefährdet ist, kann eine Benachrichtigung bis nach Abschluss der Untersuchung, bzw. bis das Risiko entfallen ist, aufgeschoben werden.
Die rechtliche Bewertung des untersuchten Sachverhalts und die Festlegung geeigneter Massnahmen zur Beseitigung und Verhinderung unkorrekter Geschäftspraktiken erfolgen durch das Unternehmen, das hierfür den Vertrauensanwalt hinzuziehen kann. Massnahmen können beispielsweise angemessene zivilrechtliche Schritte oder die Einschaltung einer Behörde sein. Auch wenn im konkreten Fall keine Verstösse festgestellt werden, können Vorschläge zu Änderungen von Arbeits- und Geschäftsabläufen sowie Änderungen von Organisations- und Verhaltensvorschriften angezeigt sein.
Die hinweisgebende Person kann sich jederzeit beim Vertrauensanwalt über den Sachstand informieren. Sie erhält drei Monate nach Meldungseingang eine Rückmeldung über die Folgemassnahmen zu der Meldung. Spätestens nach Abschluss des Vorgangs wird sie durch den Vertrauensanwalt im Rahmen des rechtlich Zulässigen über das Ergebnis unterrichtet.
IV. Schutz der hinweisgebenden Person
Die hinweisgebende Person ist grundsätzlich vor diskriminierenden oder disziplinarischen Massnahmen geschützt. Jede gegen sie gerichtete Vergeltungshandlung wird nicht toleriert. Bei Hinweisen auf Vergeltungsmassnahmen gegenüber hinweisgebenden Personen ist unverzüglich der Vertrauensanwalt einzuschalten.
Hat der Vertrauensanwalt einer hinweisgebenden Person Verschwiegenheit zugesichert, wird er deren Namen und Identität ohne ihre Zustimmung weder dem Unternehmen noch Dritten offenbaren. Sollte der Vertrauensanwalt in einem Straf-, Zivil- oder sonstigen Verfahren als Zeuge vernommen werden, wird er den Namen und die Identität der hinweisgebenden Person nur offenbaren, wenn ihm dies sowohl von ihr als auch vom Unternehmen schriftlich gestattet wird.
Dem Wunsch der hinweisgebenden Person nach dem Schutz ihrer Identität steht das Interesse der von dem Hinweis betroffenen Personen an der Offenlegung des Sachverhaltes entgegen. Auch deshalb wird ein bewusster Missbrauch der Möglichkeit, Beschwerden und Hinweise abzugeben, nicht toleriert. Der Vertrauensanwalt soll die hinweisgebende Person im ersten Gespräch darauf hinweisen, dass bei einem vorsätzlichen Missbrauch des Beschwerdeverfahrens ihre Identität gegenüber dem Unternehmen offengelegt werden darf.
V. Datenschutz
Die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und der datenschutzrechtlichen Bestimmungen wird durch den Vertrauensanwalt sichergestellt. Die erhobenen personenbezogenen Daten beschränken sich auf Angaben zur Identität, Funktion und Kontaktinformationen der hinweisgebenden und betroffenen Personen sowie auf die zwingend zur Bearbeitung des Sachverhalts notwendigen weiteren personenbezogenen Daten. Daneben werden nur gemeldete Tatbestände, Bearbeitungsangaben, Weiterverfolgungen der Meldung und Prüfberichte gespeichert.
Für die im Rahmen von Hinweisen und Untersuchungen aufgenommenen personenbezogenen Daten beträgt die Aufbewahrungsfrist zwei Monate nach Abschluss der Untersuchungen. Diese Frist verlängert sich entsprechend, wenn sich an den Untersuchungsabschluss Disziplinar- oder Gerichtsverfahren sowie andere Streitigkeiten anschliessen sollten, für welche die Daten herangezogen werden müssen.
Der Datenschutzbeauftragte prüft turnusmässig die Datenschutzkonformität des Beschwerdeverfahrens.
VI. Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens
Die Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens wird einmal im Jahr sowie anlassbezogen überprüft, beispielsweise wenn das Unternehmen mit einer wesentlich veränderten oder wesentlich erweiterten Risikolage im eigenen Geschäftsbereich oder beim unmittelbaren Zulieferer rechnen muss, etwa durch die Einführung neuer Produkte, Projekte oder eines neuen Geschäftsfeldes.