Regolamento di procedura in base al § 8 comma 2 della LkSG
I. Creazione e scopo della procedura di reclamo
L’azienda Miele ha posto in essere un’adeguata procedura di reclamo in base al § 8 della LkSG (legge tedesca sulla catena di fornitura). La procedura di reclamo consente alle persone di segnalare i rischi per i diritti umani e l’ambiente, nonché le violazioni dei diritti umani o degli obblighi ambientali, determinati dalle attività economiche di un’azienda nel proprio settore di attività o di un fornitore diretto o indiretto.
II. Responsabilità e accessibilità
La procedura di reclamo è gestita da un avvocato esterno di fiducia (ombudsman), raggiungibile al recapito seguente:
Dr. Carsten Thiel von Herff, LL.M.
Loebellstraße 4
D - 33602 Bielefeld
Tel.: +49 521 557 333 0/Cellulare: +49 151 58230321
E-mail: ombudsmann@thielvonherff.de
Piattaforma di segnalazione: www.report-tvh.com
Homepage: www.thielvonherff.de
L’avvocato di fiducia opera come legale autonomo e indipendente. Non rappresenta una delle parti e non è soggetto ad alcuna istruzione da parte dell’azienda relativamente al trattamento dei contenuti. L’avvocato di fiducia ha l’obbligo di riservatezza. Se richiesto, garantisce la confidenzialità sull’identità dell’autore della segnalazione.
III. Procedura di reclamo
L’avvocato di fiducia riceve il reclamo ed eventualmente discute i fatti con l’autore della segnalazione. In ogni caso, l’autore della segnalazione ottiene una conferma di ricevuta.
L’avvocato di fiducia verifica l’eventuale esistenza di un inadempimento ai sensi della LkSG o di una violazione di altre leggi o regolamenti interni. Se sussistono sufficienti indicazioni concrete, inoltra all’azienda i fatti segnalati nella forma consentita per la successiva indagine, la cui esecuzione operativa spetta al reparto Compliance. L’avvocato di fiducia non conduce alcuna indagine autonoma, per evitare di ledere la propria imparzialità.
L’azienda analizza la segnalazione nel rispetto della legge e delle regole interne e tenendo in considerazione gli interessi di tutte le persone coinvolte. L’indagine deve essere eseguita in modo celere e senza grandi interruzioni.
Le persone coinvolte nell’indagine devono ricevere un trattamento equo e rispettoso. Per tutti vale la presunzione di innocenza. Occorre garantire il diritto a essere ascoltati. Pertanto, le parti coinvolte da una segnalazione devono esserne informate quanto prima, ricordando loro il loro diritto all’informazione e alla rettifica. Nel caso in cui sussista un rischio grave che l’indagine sulla segnalazione possa essere pregiudicata dalla comunicazione al riguardo, è possibile posticipare la comunicazione al termine dell’indagine o alla scomparsa del rischio.
La valutazione legale dei fatti oggetto di indagine e la determinazione di misure adeguate per l’eliminazione e il contrasto a pratiche commerciali scorrette avvengono ad opera dell’azienda, che a tal fine può coinvolgere l’avvocato di fiducia. Le misure possono essere p.es. un’azione civile o il ricorso a un’autorità. Anche se nel caso concreto non vengono rilevate violazioni, è possibile ricavare suggerimenti di modifica alle pratiche commerciali o lavorative o modifiche alle prescrizioni organizzative o comportamentali.
L’autore della segnalazione può informarsi sullo stato dei fatti in ogni momento presso l’avvocato di fiducia. Dopo tre mesi dalla ricezione della segnalazione riceverà un riscontro sulle misure adottate di conseguenza. Al più tardi alla conclusione della procedura, verrà informato dall’avvocato di fiducia del risultato, nel quadro di ciò che è legalmente consentito.
IV. Protezione dell’autore della segnalazione
Di principio, l’autore della segnalazione è protetto da misure discriminatorie o disciplinari. Qualsiasi rappresaglia diretta contro tale persona non viene tollerata. Per segnalare rappresaglie avvenute contro gli autori di segnalazioni, occorre rivolgersi immediatamente all’avvocato di fiducia.
Se l’avvocato di fiducia ha garantito la riservatezza all’autore della segnalazione, il suo nome o la sua identità non vengono resi noti all’azienda o a terzi senza il suo consenso. Nel caso in cui l’avvocato di fiducia sia interrogato come testimone in un procedimento penale, civile o di altro tipo, rivelerà il nome e l’identità dell’autore della segnalazione solo se è autorizzato a farlo per iscritto dall’autore della segnalazione e dall’azienda.
Il desiderio di protezione della propria identità da parte dell’autore della segnalazione si contrappone all’interesse delle persone coinvolte alla comunicazione dei fatti. Anche per questo motivo non viene tollerato alcun abuso deliberato della possibilità di fornire reclami e segnalazioni. Durante il primo colloquio, l’avvocato di fiducia deve ricordare all’autore della segnalazione che, in caso di abuso doloso della procedura di reclamo, la sua identità può essere comunicata all’azienda.
V. Tutela della privacy
L’avvocato di fiducia garantisce il rispetto degli obblighi legali di conservazione e delle disposizioni in materia di protezione dei dati. I dati personali raccolti si limitano all’identità, alla funzione e alle informazioni di contatto delle persone che forniscono la segnalazione e che vi sono coinvolte, nonché ad altri dati personali obbligatoriamente necessari per l’elaborazione dei fatti. Inoltre, vengono archiviati solo fatti, dettagli di elaborazione e riscontri successivi della segnalazione e i rapporti di verifica.
Per i dati personali raccolti nell’ambito di segnalazioni e indagini, il termine di conservazione è di due mesi dopo la conclusione delle indagini. Tale termine viene prorogato se alla conclusione dell’indagine seguono procedimenti disciplinari o legali e altre controversie per le quali sono coinvolti tali dati.
Il responsabile della protezione dei dati verifica regolarmente la conformità della procedura di reclamo alla normativa sulla protezione dei dati.
VI. Efficacia della procedura di reclamo
L’efficacia della procedura di reclamo viene verificata una volta all’anno o quando le condizioni lo richiedono, ad esempio quando l’azienda deve affrontare una situazione di rischio modificata o significativamente più complessa nel proprio ambito di attività o con un fornitore diretto, con l’introduzione di nuovi prodotti, progetti o di un nuovo settore di attività.