Règlement relatif au mécanisme de traitement des plaintes conformément au § 8 al. 2 de la loi allemande relative au devoir de vigilance des entreprises dans les chaînes d’approvisionnement (LkSG)

I. Mise en place et objectif du mécanisme de traitement des plaintes

L’entreprise Miele a mis en place un mécanisme de traitement des plaintes approprié conformément au § 8 de la loi allemande relative au devoir de vigilance des entreprises dans les chaînes d’approvisionnement (LkSG). Le mécanisme de traitement des plaintes permet de signaler les risques liés aux droits de l’homme et à l’environnement ainsi que les violations des obligations liées aux droits de l’homme ou à l’environnement qui résultent d’activités économiques d’une entreprise au sein de son propre champ d’activité, ou d’un fournisseur direct ou indirect.

II. Compétence et coordonnées

Le mécanisme de traitement des plaintes a été confié à un avocat-conseil externe (médiateur), joignable de la manière suivante :

Dr Carsten Thiel von Herff, LL.M.

Loebellstraße 4

D-33602 Bielefeld

Tél. : +49 521 557 333 0/Portable : +49 151 58230321

E-mail : ombudsmann@thielvonherff.de

Plateforme de signalement : www.report-tvh.com

Site Internet : www.thielvonherff.de

L’avocat-conseil intervient en tant qu’avocat indépendant et autonome. Il est impartial et n’est soumis à aucune instruction de la part de l’entreprise quant au traitement du fond. L’avocat-conseil est tenu au secret professionnel. Il garde l’identité de l’auteur du signalement confidentielle, lorsque ce dernier le souhaite.

III. Mécanisme de traitement des plaintes

L’avocat-conseil reçoit la plainte et, le cas échéant, discute des faits avec l’auteur du signalement. Dans tous les cas, l’auteur du signalement reçoit un accusé de réception.

L’avocat-conseil examine s’il peut y avoir un manquement aux obligations au sens de la loi allemande relative au devoir de vigilance des entreprises dans les chaînes d’approvisionnement (LkSG) ou une infraction à d’autres lois ou règles internes. S’il existe suffisamment d’indices en ce sens, il transmet sous une forme admissible les faits qui lui ont été soumis à l’entreprise, afin que cette dernière enquête. L’exécution opérationnelle incombe au service Compliance de l’entreprise. L’avocat-conseil ne mène pas lui-même l’enquête afin de ne pas compromettre sa neutralité.

L’entreprise donne suite au signalement en respectant la loi et les règles internes, et en tenant compte des intérêts de toutes les parties concernées. L’enquête doit être menée rapidement et sans grandes interruptions.

Les personnes visées par une enquête doivent être traitées de manière équitable et respectueuse. Toutes les personnes concernées doivent bénéficier de la présomption d’innocence. Le droit d’être entendu doit être garanti. C’est pourquoi les personnes concernées par un signalement sont informées dès que possible du signalement reçu ainsi que de leurs droits d’accès et de rectification. Toutefois, s’il existe un risque sérieux que la notification compromette l’enquête relative au signalement, il est possible de reporter la notification jusqu’à ce que l’enquête soit terminée ou jusqu’à ce que le risque ait disparu.

L’entreprise procède à l’évaluation juridique des faits examinés et à la détermination des mesures appropriées pour éliminer et prévenir les pratiques commerciales incorrectes, et peut faire appel à l’avocat-conseil pour ce faire. Les mesures peuvent par exemple consister en des actions civiles appropriées ou en l’intervention d’une autorité. Des propositions de modification des processus de travail et d’affaires ainsi que des modifications des règles d’organisation et de conduite peuvent être indiquées, même si aucune infraction n’est constatée dans le cas d’espèce.

L’auteur du signalement peut à tout moment demander à l’avocat-conseil de l’informer sur la situation. Trois mois après le signalement, il reçoit un retour d’information sur les suites données au signalement. Au plus tard après la clôture du dossier, il est informé du résultat par l’avocat-conseil dans le cadre de ce qui est légalement autorisé.

IV. Protection de l’auteur du signalement

L’auteur du signalement est protégé contre toute mesure discriminatoire ou disciplinaire. Toute action de représailles à son encontre ne sera pas tolérée. En cas d’indices de représailles à l’encontre de l’auteur d’un signalement, l’avocat-conseil doit être immédiatement saisi.

Si l’avocat-conseil a garanti la confidentialité à un auteur de signalement, il ne révélera ni son nom ni son identité à l’entreprise ou à des tiers sans son accord. Si l’avocat-conseil est entendu comme témoin dans une procédure pénale, civile ou autre, il ne révélera le nom et l’identité de l’auteur du signalement que si ce dernier et l’entreprise l’y ont autorisé par écrit.

L’intérêt des personnes concernées par le signalement à la divulgation des faits s’oppose au souhait de l’auteur du signalement de protéger son identité. C’est également pour cette raison que l’abus délibéré de la possibilité de déposer des plaintes et des signalements n’est pas toléré. Lors du premier entretien, l’avocat-conseil doit informer l’auteur du signalement que son identité peut être révélée à l’entreprise en cas d’utilisation abusive intentionnelle du mécanisme de traitement des plaintes.

V. Protection des données

L’avocat-conseil assure le respect des obligations légales de conservation et des dispositions relatives à la protection des données. Les données à caractère personnel collectées se limitent à l’identité, à la fonction et aux coordonnées des auteurs de signalements et des personnes concernées ainsi qu’aux autres données à caractère personnel impérativement nécessaires au traitement des faits. En outre, seuls les faits signalés, les données de traitement, les suites données au signalement et les rapports de contrôle sont enregistrés.

Pour les données à caractère personnel recueillies dans le cadre de signalements et d’enquêtes, le délai de conservation est de deux mois après la clôture de l’enquête. Ce délai est prolongé d’autant si la clôture de l’enquête est suivie de procédures disciplinaires ou judiciaires ou d’autres litiges nécessitant l’utilisation des données.

Le délégué à la protection des données vérifie régulièrement la conformité du mécanisme de traitement des plaintes en matière de protection des données.

VI. Efficacité du mécanisme de traitement des plaintes

L’efficacité du mécanisme de traitement des plaintes est vérifiée une fois par an ainsi que lorsque les circonstances l’exigent, lorsque l’entreprise doit par exemple s’attendre à une situation de risque sensiblement modifiée ou étendue dans son propre champ d’activité ou chez son fournisseur direct, en raison par exemple du lancement de nouveaux produits, projets ou d’un nouveau secteur d’activité.